DSGVO Newsletter: So vereinen Sie das Newsletter-Marketing mit der DSGVO

Was hat es mit einem DSGVO Newsletter auf sich? Der Versand von Newslettern ist ein fest etabliertes Marketing-Instrument im E-Commerce und schon beinahe ein Urgestein. Wegzudenken sind Newsletter trotz der steigenden Popularität von Instagram, YouTube und Co. nicht. Kein Wunder, bietet der Newsletterversand eine optimale Möglichkeit, um potenzielle Neukunden und Bestandskunden unkompliziert und schnell über Aktionen, Neuheiten und aktuelle News zu informieren. Der regelmäßige Kontakt mit einem personalisierten Newsletter stärkt die Bindung, schafft Vertrauen und legt den Grundstein für mehr nachhaltigen Umsatz.

Seit dem 25. Mai 2018 gibt es jedoch einige rechtliche Stolpersteine im E-Mail-Marketing. An diesem Tag trat die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Kraft. Um Abmahnungen und Bußgelder zu vermeiden, ist ein DSGVO Newsletter unabdingbar. Was aber bedeutet ein Newsletter DSGVO konform und worauf kommt es bei einem rechtssicheren DSGVO Newsletter an? Eins vorweg: Ein DSGVO-konformes Newsletter Marketing ist einfacher als es aussehen mag.

Was sind die Vorteile des Newsletter DSGVO-Marketings?

Bevor wir uns mit der Erstellung eines DSGVO Newsletters beschäftigen, stellt sich die Frage, warum man sich diese Mühe überhaupt machen sollte. Schließlich gibt es eine ganze Menge anderer und neuer Marketing-Tools. Das stimmt, und sie sind alle wichtig. Doch das E-Mail-Marketing ist bis heute das meist genutzte und effizienteste Kommunikationsmittel in der Marketing-Strategie, das nach wie vor enormes Potenzial bereithält. Das ist auch der Grund, warum rund 95% der 1000 umsatzstärksten Online-Shops in Deutschland Newsletter- bzw. E-Mail-Marketing betreiben.

Kundengewinnung und Kundenbindung

Der Versand eines Newsletters DSGVO konform ist nicht nur eine kostengünstige Art des Direktmarketings, sondern dient gleichermaßen als Vertriebskanal und Kundenbindungsinstrument, das für deutlich mehr Bestandskunden sorgt.

Laut einer Statistik haben rund 50 % einen DSGVO Newsletter abonniert, um über neue Produkte informiert zu werden und 46 %, um Sonderangebote zu erhalten. Ganze 38 % freuen sich über einen Newsletter DSGVO-konform, da sie regelmäßig bei der Marke einkaufen.

Zielgruppenansprache und Personalisierung

Auch beim Thema Zielgruppenansprache und Personalisierung machen DSGVO Newsletter eine gute Figur. Die Empfängerlisten, die heute entsprechend DSGVO-konform aufgebaut werden, lassen eine maßgeschneiderte Segmentierung der Empfänger zu. Das sorgt dafür, dass nur jene Empfänger angesprochen werden, für die der jeweilige Newsletter wirklich relevant ist. Eine hohe inhaltliche Relevanz erhöht die Newsletter Klickrate.

Gleiches gilt für eine Vielzahl an Personalisierungsmöglichkeiten wie Anrede und Betreff. Das minimiert nicht nur den Streuverlust, sondern erhöht die Klick- und Öffnungsrate. Was uns direkt zu einem weiteren Vorteil bringt: die Messbarkeit von DSGVO Newslettern. Der Erfolg lässt sich mithilfe unterschiedlicher Tools messen und bietet damit die Möglichkeit der stetigen Optimierung. Zusätzlich ist der Aufwand durch E-Mail Automation deutlich geringer geworden. Einige beliebte Tools sind unter anderem Sendinblue, MailChimp, CleverReach, oder rapidmail.

Vertrauensvorsprung dank DSGVO

Näher betrachtet ist die DSGVO sogar ein Vorteil für den Newsletter geworden. Durch die Rechtssicherheit, die damit gewährleistet sein muss, haben Besucher und Kunden mehr Vertrauen in den Newsletter DSGVO gewonnen. Außerdem steigt der Anteil der qualitativen Newsletter Leads. Möglich machen das die ausdrückliche Einwilligung mittels Double-Opt-In Anmeldeformular und die Option, sich immer selbstständig wieder austragen zu können. Schauen wir uns daher einen Newsletter DSGVO-konform nachfolgend genauer an.

Welche Rolle spielt der DSGVO Newsletter beim Newsletter-Marketing?

Die DSGVO hat den Zweck, personenbezogene Daten zu schützen. Um die Grundlage für den DSGVO Newsletterversand zu legen, muss die Speicherung von Kundendaten erfolgen. Darunter mindestens die E-Mail-Adresse. Solche Daten obliegen dem Schutz, der nur dann gewährleistet werden kann, wenn der Newsletter den Richtlinien der DSGVO entspricht.

Bei einem Newsletter DSGVO konform unterscheiden sich drei Arten, die grundsätzlich erlaubt sind:

1. E-Mails mit Einwilligung zum DSGVO Newsletter
2. Newsletter ohne Einwilligung nach DSGVO an bis zu 50 Empfänger ohne Direktwerbung
3. E-Mails, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen und dann ebenso ohne Einwilligung versendet werden können

Während man mit der richtig aufgebauten DSGVO-konformen Einwilligung zum Newsletter auf der sicheren Seite ist, können E-Mails ohne Einwilligung nach DSGVO, die mehrere Empfänger erreichen, schon kritisch sein, denn meist ist die Rechtskonformität Auslegungssache. Daher ist es immer empfehlenswert, wenn Sie sich die Einwilligung für den Versand und Empfang eines DSGVO Newsletters einholen.

Wie sieht das Marketing mit Newsletter DSGVO konform aus?

Ein DSGVO Newsletter beginnt bei den Inhalten des Anmeldeformulars, geht über die Einwilligung mittels Double-Opt-In-Verfahren bis hin zur Protokollierung und dem Abmeldeverfahren. Am Ende steht eine DSGVO-konforme Mailing-Liste.

1. Wie ist das Anmeldeformular für einen DSGVO Newsletter aufgebaut?

Ein Besucher betritt die Webseite und möchte den DSGVO Newsletter abonnieren. Dazu steht ihm seit Mai 2018 ein Anmeldeformular zur Verfügung, was nach gesetzlichen Richtlinien die folgenden Inhalte aufweisen muss:

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
• Name des Datenschutzbeauftragten
• Nennung externer Unternehmen, die Zugang zu den Daten haben
• Zweck der personenbezogenen Daten
• Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
• Zeitraum der Speicherung der Daten oder entsprechende Kriterien
• Informationen zu den Rechten wie Widerruf
• Link zu den Datenschutzbestimmungen mit Pflicht-Checkbox zum aktiven Anklicken

Grundsätzlich können alle allgemeinen personenbezogenen Daten abgefragt werden, darunter Name, Geburtstag und E-Mail-Adresse. Jedoch gilt: Es dürfen nur solche personenbezogenen Daten abgefragt werden, die für die Durchführung der Leistungen notwendig sind. Im Falle des DSGVO Newsletters darf im Anmeldeformular daher ausschließlich das Feld der E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld sein.

Die Checkboxen wie die Bestätigung der Einwilligung der Datenerhebung dürfen nicht vorausgewählt sein. Gleichzeitig ist es für einen DSGVO Newsletter nicht gestattet, die Aktivierung von Checkboxen an Bedingungen zu koppeln. Es ist demnach verboten für den Erhalt eines Freebies die Anmeldung zum Newsletter DSGVO zu erzwingen.

2. Wie sieht die Einwilligung für einen DSGVO Newsletter aus?

Das Double-Opt-in-Verfahren ist die einzig rechtssichere Methode, um Anmeldungen zum DSGVO Newsletter zu generieren. Hat der Interessent seine Daten eingegeben und die Checkbox aktiviert, bekommt dieser eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Mit einem Klick auf diesen erteilt er dem Unternehmen ausdrücklich die Genehmigung, seine Daten für den Newsletter DSGVO-konform zu speichern und zu nutzen. Sollte diese Einwilligung nicht erfolgen, müssen die personenbezogenen Daten sofort gelöscht werden. Wichtig bei der Bestätigungs-E-Mail für den Newsletter DSGVO: sie darf keinerlei Werbecharakter aufweisen und nicht nach einer Werbemail aussehen.

Ferner gilt es, diese Einwilligung für den Empfang des DSGVO Newsletters zu protokollieren. Das ist vor allem für eventuelle Abmahnungen wichtig. Doch hier bleibt leider offen, wie der Nachweis der Einwilligung konkret zu erbringen ist. Wir empfehlen für Ihren DSGVO Newsletter darauf zu achten, dass der Time-Stamp (Datum und Uhrzeit) und die IP-Daten der Eintragung protokolliert und gespeichert werden. Sollte es zum Ernstfall kommen, kann das Vorlegen der Anforderungen der Nachweispflicht genügen, sodass Abmahnungen und Bußgelder vermieden werden.

Ebenso muss jeder Empfänger die Möglichkeit haben, jederzeit den Newsletter DSGVO konform abzubestellen. Hierzu wird in der Regel am Ende einer jeden Mail ein Link implementiert, der die Austragung aus dem Versand ermöglicht.

3. Wie ist mit bestehenden E-Mail-Adressen zu verfahren?

Unter den genannten Voraussetzungen der Einwilligung können die Daten nun im Rahmen des Newsletterversands genutzt werden. Diese werden in Newsletter DSGVO-konformen Listen gesammelt.

Viele Unternehmen stehen dabei vor der Frage, wie sie bei Ihrem DSGVO Newsletter mit E-Mail-Kontakten verfahren, die vor der DSGVO gesammelt wurden; Fälle also, in denen keine DSGVO-konforme Einwilligung eingeholt worden ist. Diese müssen nicht zwangsläufig mit der Einführung des DSGVO Newsletters gelöscht werden. Hier gilt es zu prüfen, ob diese den im nächsten Abschnitt ausgeführten Kriterien für E-Mails ohne Einwilligung entsprechen.

4. Ist ein DSGVO-konformer Newsletter Versand auch ohne Einwilligung des Empfängers möglich?

Es ist möglich einen DSGVO Newsletter auch auch ohne Einwilligung zu versenden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei müssen folgende Kriterien erfüllt werden:

• Die E-Mail-Adresse wurde im Rahmen eines Kaufes oder Buchung einer Dienstleistung erfasst
• Es bestand zum Zeitpunkt der Erhebung die Option jederzeit abzulehnen, ohne dass dafür Kosten anfallen
• Bei der Werbung handelt es sich um die Vermarktung eigener ähnlicher Waren oder Dienstleistungen
• Der Kunde hat der Verwendung nicht ausdrücklich widersprochen

Sollten die genannten Punkte bei bestehenden E-Mail-Adressen nicht gegeben sein oder sollte man sich beim Newsletter DSGVO-konform unsicher sein, muss eine Einwilligung eingeholt oder die Daten gelöscht werden.

Erfahren Sie im Beitrag Newsletter versenden: So verschicken Sie Ihren Newsletter, wie Sie Newsletter versenden und welche Tools sich dafür eignen.

Wie hilft uptain bei der DSGVO-konformen Gewinnung von Newsletter Abonnenten?

Mit Newsletter Popups bieten Shop-Betreiber ihren Besuchern die Möglichkeit der DSGVO-konformen Anmeldung für Newsletter. Die daraus entstandenen rechtssicheren E-Mail-Listen nutzen Online-Händler anschließend für den DSGVO Newsletterversand.

Der große Vorteil der Newsletter Popups: Sie sind UX-freundlich und stören nicht im Kaufprozess. Dadurch verprellen sie die Kunden nicht. Gleichzeitig wird jedem Besucher ein individuelles Incentive (Anreiz) ausgespielt, was die Chance der Anmeldung um ein Vielfaches erhöht.

Da die E-Mail-Adressen als Herzstück des DSGVO Newsletter-Marketings zu den personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung zählen, greift die DSGVO auch im Falle von Newslettern. Mit Tools wie uptain gewinnen Sie qualitative Newsletter Abonnenten, ohne den Kaufprozess zu unterbrechen. Erweitern Sie mit unseren kostenlosen Newsletter Popups rechtskonform Ihre E-Mail Liste und gewinnen Sie somit Bestandskunden.